Wie zijn wij?
Wij zijn een groep jongvolwassenen die op vrijwillige basis evenementen organiseren voor IJsclub Haarlem. Deze evenementen zijn voornamelijk gericht op de jeugd (t/m 16), maar we organiseren ook een aantal jaarlijkse evenementen voor de hele club.
Activiteiten
Zomerkamp: Wij vertrekken ieder jaar met een groep kinderen van 8 t/m 16 jaar om op kamp te gaan. Dit kamp vindt plaats in een van de eerste weekenden na de zomervakantie en is altijd een groot succes. We verzorgen een ochtendtraining, houden een bonte avond, doen een eng nachtspel en nog veel meer. De kinderen zijn ieder jaar weer erg enthousiast en ook wij vinden dit een van onze leukste evenementen.
Pupillen evenement: Ieder jaar organiseren we een pupillenevenement rond november. De afgelopen seizoenen zijn we bijvoorbeeld naar de Linnaeushof en naar Street Jump Haarlem geweest.
Junioren evenement: Uiteraard organiseren we ook evenementen voor de junioren. Zo hebben we de afgelopen seizoenen ‘Wie is de mol?’ nagedaan en een filmavond gehouden.
Duatlon: De Duatlon is een wedstrijd die wij jaarlijks organiseren. Dit evenement is open voor jong en oud en zelfs niet-leden kunnen hieraan meedoen. Het bestaat uit een hardloopdeel en een schaatsdeel, waarbij gekozen kan worden om dit alleen te doen of als duo. Hoewel de meeste mensen meedoen voor de gezelligheid, zijn er natuurlijk ook prijzen zoals de welbekende pannenkoekenmix.
Clubevenement: Bij het clubevenement proberen wij om met de hele club samen een gezellige dag te hebben. Er doen hier dus niet alleen kinderen mee, maar ook hele gezinnen die met zijn allen op schaatsen zitten!
Duinendag: Als het schaatsseizoen is afgelopen en het buiten warmer begint te worden, organiseren wij Duinendag. Duinendag is een sportdag voor pupillen, waarbij allerlei leuke sportieve spellen worden gespeeld. Dit is voor de nieuwe pupillen een mogelijkheid om vrienden te maken, zodat ze meteen een leuk seizoen tegemoet gaan.
Overige evenementen: Naast de jaarlijkse evenementen, organiseren wij ook eenmalige evenementen. Zo was er laatst een reünie voor de oud-JC leden, hielden we afgelopen jaar een nieuwjaarsborrel voor de junioren en hebben we laatst een spiegelavond georganiseerd.
Pubquiz: Nadat de pubquiz tijdens de JC-reünie een groot succes bleek te zijn, hebben we er ook een voor de rest van de club gehouden. Jullie waren allemaal erg enthousiast en we zijn ook zeker van plan om dit evenement komend seizoenen terug te laten komen.
Structuur en algemene aanpak
Natuurlijk zit er heel wat achter het organiseren van deze evenementen. Ieder lid van de JC heeft een functie, zoals voorzitter, penningmeester, secretaris, postermaker, etc. Hierdoor zorgen we ervoor dat iedereen bepaalde verantwoordelijkheden heeft en de taken ongeveer gelijk worden verdeeld.
Daarnaast vergaderen wij maandelijks om de afgelopen evenementen te evalueren, komende evenementen voor te bereiden en zaken binnen de club te bespreken.
Ook houden we elk jaar een jaarvergadering. Hierin worden de functies opnieuw verdeeld en worden voor alle evenementen organisatoren toegewezen.
Het organiseren van een evenement
Voordat een evenement gehouden kan worden, moet er nog veel gedaan worden aan voorbereiding. Hier hebben we alle handelingen op een rijtje staan:
- Datum plannen en poster laten maken (3 maanden van tevoren)
- Inschrijving openen
- Promotie door te flyeren en te posten op sociale media
- Draaiboek en tijdschema maken
- Controle betalingen
- Deelnemersbrief sturen
- Bespreking vooraf met de JC en vrijwilligers
- Evaluatie en tips&tops tijdens de eerstvolgende vergadering
Het organiseren van een evenement begint dus ongeveer drie maanden van tevoren bij de meeste evenementen, maar bij evenementen, zoals het zomerkamp, beginnen we zes tot acht maanden van tevoren. Dit evenement kost uiteraard meer werk en de hele JC helpt bij de voorbereiding hiervan.