Jan Olierook en Hélène Terstal hebben het bestuur laten weten dat zij na dit seizoen zullen stoppen met hun werkzaamheden op kantoor.
Jan kijkt terug op vele jaren ondersteuning t.b.v. de ledenadministratie van onze vereniging. Eerst met Carel Bakker en Ruud Engeringh, later met Hélène Terstal, Josje Verduyn en Els de Ridder. Hélène, die de financiële taken van Carel Bakker heeft overgenomen, zal vanwege uitbreiding van haar “betaalde” baan stoppen met de ijsclub.
Uiteraard is het bestuur hen dankbaar voor hun enorme inzet bij de werkzaamheden op kantoor. De vereniging zal hen zeer missen, want dit werk achter de schermen kan eigenlijk niet genoeg gewaardeerd worden.

Wat houden deze werkzaamheden in en hoe gaan we dit voor de komende tijd invullen. Het bestuur is zich hierop aan het beraden, maar één ding is duidelijk: er is iemand nodig op kantoor!

Leden-, financiële en abonnementenadministratie IJCH en Wiko:

Van deze administratie willen we een groot deel automatiseren middels een Web-based applicatie. Die applicatie gaat vele taken beheren en uitvoeren:

  • Relatiebeheer: met contracten en documentenbeheer, ledenrapportages, synchronisatie met de bond enz.
  • Financiële administratie: de gehele facturatie, boekhouding, rapportages enz.
  • Algemeen beheer: communicatie (o.a. nieuwsbrieven), evenementen en cursussen, sponsoractiviteiten, wedstrijden en uitslagen, trainingen, teamindelingen, planning enz.

Ieder lid krijgt een persoonlijke pagina, waarmee ze gegevens zelf kunnen wijzigen.
Dus of je wedstrijdrijder bent, recreant, trainer, steunlid of nieuw lid: de applicatie handelt de benodigde communicatie en facturatie af.

Wat overblijft aan kantoorwerk

Dit zijn een aantal taken die tussen twee of meerdere vrijwilligers verdeeld kunnen worden. Bijvoorbeeld:

  • e-mail correspondentie afhandelen / vraagbaak leden
  • verzorgen van de ledenkaarten, leskaarten en brieven
  • opgaven doen t.b.v. bestuur/commissies
  • communicatie met de BVH en KNSB, voor niet geautomatiseerde zaken.
  • overzichten maken per trainingsavond
  • drukwerk Kraantje Lek en Kees Jongert verzorgen.
  • kleedkamers enkele keren per seizoen openstellen voor derden (sloten omzetten)

Het is moeilijk om een opgave te doen van de benodigde tijd per taak in de nieuwe setting. Meerdere handen (vrijwilligers) maken licht werk! Het zou wel fijn zijn als er een kantoorbezetting op de maandag- en vrijdagochtend kan zijn!

Op dit moment ontbreekt het inzicht of de eerdergenoemde applicatie meer kan doen dan op dit moment gedacht wordt. In dat geval kunnen de vrijwilligerstaken verder verminderen. Andersom kan ook voorkomen